Отказное письмо (ОП), или разъяснительное письмо, представляет собой специальный официальный ответ на запрос заявителя. Документ выдается уполномоченными органами по запросу инициатора. В письме указывается информация, что указанный товар не подлежит обязательному процессу сертификации и декларирования.

ОП не считается обязательным. Оно несет строго информационный характер и не может освидетельствовать качество продукции. Гарантировать достоверность предоставляемой для оформления информации может только сам заявитель (также именно он предоставляет коды товаров).

Отказное письмо в своей структуре включает обязательные аспекты, что подтверждают законное отсутствие сертификата соответствия на продукцию у лица-заявителя. К данному подтверждению относится:

1. Отсутствие внесенного в письме товара среди перечня продукции, что подлежит обязательному процессу декларирования, сертификации (Единый перечень утвержден законодательством РФ в Постановлении №982 от 01/12/2009 г. с последними внесенными коррективами 04/07/2020 г.).
2. Отсутствие внесенного в ОП товара среди перечня продукции, что подлежит обязательному процессу декларирования, сертификации, что утвержден Решением Комиссии Таможенного союза (постановление №620 от 07/04/2011 г. с последними коррективами от 15/09/2017 г.).
3. Подтверждение того, что указанных товаров не касается Технический регламент.

Справка оформляется на фирменном бланке аккредитующей компании, что выдает документ. На пример компания Certification Group официально занимается оформлением и выдачей отказного письма. Подлинность письма обязательно освидетельствуется с помощью печати органа и подписи ответственного лица. В ОП указывается наименование компании-заявителя, а также товар, на который распространяется письмо.

ОП позволяет избежать многих неприятностей, которые могут быть вызваны при некорректном распознавании товара во время проведения проверок надзорными органами.

Сроки оформления отказного письма, его стоимость

Стоимость ОП зависит от нескольких факторов:

1. Числа позиций товаров, которые указываются в заявке-запросе.
2. Количества нормативных документов, процессы которых касаются указанного в справке товара.
3. Уровня сложности распознавания товара.

Цена составляет от 3,9 тыс. рублей до 14,9 тыс. рублей. Процесс оформления занимает до 2 рабочих дней. Точная стоимость письма и конкретные сроки изготовления рассчитываются менеджерами индивидуально после оценки объема работы.

Срок действия справки.

Срок действия ОП отсутствует, оно действует до тех пор, пока его не коснется регламент и внесение в единый перечень товаров, что обязательны к сертифицированию и декларированию.

Получение разъяснительной справки.

Для того чтобы получить разъяснительную справку Заявителю необходимо подготовить перечень документов, что включает:

• Оформление заявки-запроса на получение справки;
• Описание и все технические характеристики товаров в кратком виде;
• Код ТНВЭД и код ОКПД 2 (при наличии);
• Сфера применения продукции/изделия, их наименования и все дополнительные модификации (включая модели и типы товаров);
• Контракты на поставку продукции, инвойсы, данные об изготовителе и все дополнительные спецификации;
• Нормативно-техническая документация к которой относится СТО, ТУ, ГОСТ, паспорта, регламенты, инструкции.

Оформление отказного письма: процедура поэтапно.

Процедура оформления ОП – 10 легких шагов к получению:

1. Первичное обращение Заявителя в компанию.
2. Предоставление организацией бесплатной консультации о процедуре.
3. Этап подачи заявления на получение справки, а также предоставление всей документации.
4. Заключение договора на оформление ОП.
5. Оплата услуг согласно договору.
6. Предварительное оформление – макет справки.
7. Согласование макета с заявителем и внесение корректив при необходимости.
8. Оформление оригинала документа.
9. Выдача справки с индивидуальным номером, что соответствует реестру журнала исходящей документации компании.
10. Оперативная доставка справки с помощью курьерской службы либо через официальную Почту РФ.

Содержание отказного письма.

Законодательство не предъявляет особых единых требований, учитывая данный аспект каждая аккредитующая компания составляет справку, опираясь на свои внутренние правила к оформлению. Несмотря на это, ОП обязательно должно содержать следующие сведения:

• Зарегистрированный номер, что совпадает с внутренним реестром компании в книге записей исходящей документации;
• Дата выдачи;
• Наименование компании, а также её контактные данные;
• Наименование компании, что инициировала формирование документа об сертификации;
• Наименование позиций, которых касается следующая информации в письме; • Код ТНВЭД либо код ОКП компании инициатора;
• Перечень нормативно-правовой документации, что касается происхождения и качества товара и использовалась при формировании письма (СТО, ГОСТ, ТУ);
• Информацию, что подтверждает отсутствие у компании сертификата соответствия на законных основаниях (ссылаясь на базу РФ, ЕАЭС и ТС).

Сфера применения отказного письма.

Наличие ОП считается законным правом юридического/физического лица и зачастую не относится к обязательному в наличии документу. Несмотря на это, наличие документа, имеет массу значимых преимуществ:

1. Официальное подтверждение того, что отдельный товар либо вся реализуемая продукция в целом не относится к перечню товаров, что требуют обязательного процесса декларирования и сертификации.
2. Документ позволяет беспрепятственно реализовать продукцию.
3. Наличие письма может защитить от возникновения возможных конфликтных ситуаций с потребителями, а также от наложения контролирующими органами штрафов и других видов санкций (в том числе это дополнительная защита от некорректного распознавания товаров надзирательными органами при проверке).